Souvent négligé, l’ordre du jour est un outil essentiel pour augmenter l’efficacité d’un club et améliorer la qualité et la productivité des réunions. Voici quelques trucs à retenir à ce sujet.
Lors de la préparation de la réunion, vous devez toujours avoir en tête les objectifs à remplir. Ces derniers sont l’unique raison qui font qu’il est utile de se rencontrer. Évaluez le plus précisément possible les éléments importants (voir l’article sur la préparation des rencontres). L’ordre du jour doit être monté en fonction de l’importance des points à traiter, qui devraient être placés en premier ordre, après les points de lecture de l’ordre du jour et du dernier procès-verbal.
Voici un exemple typique d’ordre du jour:
Temps : Afin d’éviter les réunions qui n’en finissent plus, la personne qui prépare l’ordre du jour a tout avantage à évaluer la durée de chaque point. Cette petite balise permet de juger de l’avancement de la réunion et de ramener les membres à l’ordre si le temps n’est pas respecté. Les meilleures réunions sont celles où l’on va droit au but et où l’on ne perd pas de temps.
Information : point au cours duquel une ou quelques personnes donnent des informations aux autres membres. On ne s’attend pas à ce qu’il y ait de discussions sur le sujet (exemple : un membre chargé de faire une étude de marché révèle les résultats de son analyse).
Discussion : point au cours duquel les membres ont à débattre d’un sujet, sans nécessairement que cela mène à une décision immédiate qui doit être enregistrée au procès-verbal (exemple : les membres cherchent la meilleure façon de publiciser un événement et font un brainstorming sur la question).
Décision : point au cours duquel une décision officielle sera prise et enregistrée au procès-verbal par une résolution (exemple : fermeture de réunion, élection d’un nouveau membre de l’exécutif, décision prise sur une dépense importante pour le CEE, etc.).
N’oubliez-pas: jumelé avec un procès-verbal et une animation efficaces, un ordre du jour bien monté augmente vos chances d’avoir des réunions utiles, agréables et débouchant sur de réelles retombées pour le club.
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